Amaç
Yönetim sistemi belgesi almak üzere başvuruların alınması, denetimlerin gerçekleştirilmesi ve belge almaya hak kazanankuruluşların belgelerinin düzenlenmesi ve teslim edilmesi aşamalarında uygulanacak yöntemleri belirler.

Belgelendirme Başvurusu
Belgelendirme için başvurular, şahsen veya elektronik ortamda alınır. FQC tarafından, başvuru sırasında istenen bilgileraşağıdaki verilmiştir:
a) İstenen belgelendirme kapsamı,
b) Başvuran kuruluşun adı, fiziksel yerleşiminin adresi, proses ve işlemlerindeki önemli durumlarını içeren genel nitelikleri veilgili yasal yükümlülükler,
c) Başvuran kuruluşun, başvurulan belgelendirme alanıyla ilgili olarak faaliyetleri, insan ve teknik kaynakları, fonksiyonları vevarsa daha büyük bir şirketteki ilişkisi gibi hususlar hakkında genel bilgi,
d) Kuruluşun kullandığı, şartlara uygunluğu etkileyecek tüm dış kaynaklarla ilgili bilgi,
e) Müşterinin belgelendirme istediği standartlar veya şartlar,
f) Yönetim sistemi ile ilgili olarak danışmanlık hizmeti alınmasıyla ilgili bilgi."
Yapılan başvuru aşağıdakileri sağlamak üzere gözden geçirir ve uygunsa onaylar:
a) Başvuran kuruluş ve yönetim sistemi hakkındaki bilgilerin, denetimin gerçekleştirilmesi için yeterli olması,
b) FQC ile başvuran kuruluş arasında bulunan anlayış farklarının çözümlenmesi,
c) FQC’nin belgelendirme hizmeti verebilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması (Akredite belgelendirme taleplerindekuruluşun EA kodu, başvuru yapılan EA kodu kapsamında, denetçi ve teknik uzman kapasitesi gibi),
d) İstenen belgelendirme kapsamı, başvuran kuruluşun faaliyet mahalli ve sayısı, denetimlerin yapılması için gerekli olan zaman vebelgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar göz önünde bulundurulmalıdır.
e) Denetimleri üstlenme kararları için gerekçelendirme kayıtlarının tutulması.
Bu gözden geçirme sırasında, eğer kuruluşun EA kodlarına uygun denetçi, teknik uzman veya belgelendirme kararında görev alacakpersonel mevcut değilse, bu personel ve sahip olmaları gereken yeterlilik, Belgelendirme Talebi İnceleme Formunda belirtilerektemini sağlanır.
Bu aşamada, denetim gün süreleri ile –varsa– denetim gün sürelerinde yapılan azaltma veya arttırmalar, Belgelendirme Talebiİnceleme Formunda açıklanır. Yapılan gözden geçirme ve onay sonucunda, ilgili kuruluşa teklif verilir.

 Sözleşme Yapılması
Belgelendirme başvurusunun kesinleştirilmesinden sonra, Belgelendirme Sözleşmesi hazırlanır ve müşteriye imzalatılır.
Sözleşme, kuruluş yetkilisi tarafından imzalanıp geri gönderildikten sonra, FQC imza yetkilisi tarafından da imzalanır. FQC imzayetkilisi tarafından imzalanan Sözleşme, bir nüshası kuruluşa gönderilir, bir nüshası da kuruluşun dosyasında saklanır.

 Kapsam Değişikliği Başvurusu
FQC, verilmiş olan belgelendirmenin kapsamının genişletilmesi için yapılan başvurunun cevaplandırılmasında, genişletmenin yapılıpyapılamayacağını belirlemek için bir fizibilite çalışması yapar ve bunun için gerekli olan denetim faaliyetlerine karar verir.Kapsam genişletme için verilen teklifi kabul eden kuruluşta, kapsam genişletme denetimi planlanır ve gerçekleştirilir. Kapsamgenişletme, uygun durumlarda, gözetim denetimi ile birlikte gerçekleştirilebilir. Talep kapsam daraltma ise denetimgerçekleştirilmeden yeni belge düzenlenir.

 Adres Değişikliği Başvurusu
Kuruluşların adres değişikliği başvurusu olması durumunda, teklifi kabul eden kuruluş, bir üretim kuruluşu ise veya sunulan hizmetiçin ilgili adreste hizmet üzerinde etkisi olan bir faaliyet gerçekleştiriliyorsa adres değişikliği denetimi planlanır.

 Denetimlerin Planlanması, Gerçekleştirilmesi, Değerlendirme ve Belgenin Düzenlenmesi
Denetimlerin planlanması, Planlama Prosedürü doğrultusunda gerçekleştirilir.
Denetimlerin gerçekleştirilmesi ve raporlanması, Denetim Prosedürüne göre yürütülür.
Belgelendirme ve yeniden belgelendirme denetimleri sonrasında, Teknik Gözden Geçirme Prosedürüne göre değerlendirme yapılır.
Belgelendirme Komitesinin belge verilmesine ilişkin olumlu kararı sonrası, belge düzenlenir.
Belgenin düzenlenme süresi, normal şartlarda, ortalama (1) bir haftadır.
Gözetim, takip, transfer, kapsam veya adres değişikliği sebebiyle yapılan denetimler için belge düzenlenir.
Gözetim, takip, transfer, kapsam veya adres değişikliği sebebiyle yapılan denetimlere ait denetim raporları ile unvan değişikliğitalepleri, gözden geçirilir,değerlendirilir ve olumlu kararı sonrası, Belge Düzenlenir.
Çok işletmeli kuruluşların belgelerinde, gereken durumlarda- belgelendirmesi uygun görülmüş bütün işletmelerin adresleri, üzerindeveya belge ekinde belirtilebilir.
Düzenlenen belgeler imzalanır, FQC ’de kalmak üzere bir fotokopisi alınır ve ilgili kuruluşun dosyasına takılır.
Belgelerde, “İlk Yayın Tarihi” olarak, belgelendirme karar tarihi yazılır. Belgenin unvan, kapsam ve adres değişikliği sebebiyleyeniden yayınlanması gereken durumlarda, “Yayın Tarihi” parantez içerisinde, yeni “Yayın Tarihi” nin yanına yazılır. Belgeningeçerlilik süresi için, “İlk Yayın Tarihi” baz alınır.
Kuruluşun belgesi, düzenlenen faturanın kuruluş tarafından ödenmesini takiben, kargo aracılığı ile gönderilir veya imza karşılığıelden teslim edilir. Bu aşamada, FQC imza yetkilisi tarafından imzalanan sözleşme de ilgili kuruluşa gönderilir.Belge düzenlenenkuruluşlar, “Belgeli Kuruluşlar Listesi”ne kaydedilir.
Belge teslimi Kargo, Posta vb. yöntemlerle de yapılabilmektedir.

 Belgenin Kullanılması
FQC yönetim sistem belgeleri, gözetim denetimlerinin olumlu sonuçlanması şartı ile (3) üç yıl süre ile geçerlidir.
Belgelerin, kullanımına ilişkin kurallar, FQC ve kuruluş arasında karşılıklı olarak imzalanan Sözleşmede belirtilmiştir. Kuruluş,yapılan sözleşme ile bu sözleşmede belirtilen kurallara uyacağını taahhüt etmektedir. Kuruluşlar, sistem belgelerini sadecesözleşmede belirtilen kurallar çerçevesinde kullanabilirler.
FQC, belgenin düzenlenmesinden sonra, belgenin kullanımı konusunda, kuruluşları izlemeye alır. Bu kapsamda basın, yayın ve medyaizlenir. Ayrıca müşterilerden gelen şikayetler ve belirlenen kurallara aykırı bir durum tespit edildiğinde, ilgili kuruluştandüzeltici faaliyet talep edilir. Belirlenen süre içerisinde düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmemesi durumunda FQC, aşağıdabelirtilen faaliyetleri gerçekleştirir:
• Akreditasyon kuruluşu bilgilendirilir,
• Belgenin geri çekildiği kamuoyuna duyurulur,
• Yasal takibat başlatılır.

 Belgenin Askıya Alınması
Belgelendirme, aşağıdaki şartların oluşması durumunda, (6) altı ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:
• Müşterinin belgelendirilmiş yönetim sisteminin, sürekli ya da ciddi olarak, yönetim sistemi etkinliği şartlarını da içerenbelgelendirme şartlarını karşılayamaması,
• Belgelendirilmiş müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
• Belgelendirilmiş müşterinin gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması.
• Gerçekleştirilen denetimler sonucunda majör uygunsuzluklar bulunması,
• Denetimlerde tespit edilen minör uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi,
• Belgelendirme kurallarına uyulmaması,
• Denetim ücretlerinin ödenmemesi.
 
Belgenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Komitesi ve Belgelendirme Müdürü tarafından alınır. Belgenin askıya alındığı,ilgili kuruluşa yazılı olarak bildirilir. FQC gerekli gördüğünde, askıya alma süresini, Belgelendirme Müdürü kararıyla bir defadaha ve en çok (3) üç ay uzatabilir.
Askıya almada, müşterinin yönetim sistem belgesi geçici olarak geçersizdir. FQC, müşterilerinin, askıya alma durumundabelgelendirmesinin tanıtımını/reklamını yapmaması, yapılan Belgelendirme Sözleşmesi ile güvence altına alınmıştır. Müşterinin bunauymadığının tespit edildiği durumlarda, yazılı bir uyarı yapılır ve gerekirse yasal tedbirler alınır. FQC, askıya almanın web’ deveya basın organlarında yayımlanması dahil olmak üzere uygun saydığı diğer bütün tedbirleri alabilir.
Müşterinin, belgelendirme kapsamının bir kısmı için sürekli ya da ciddi olarak belgelendirme şartlarını yerine getirmemesidurumunda, FQC, müşterinin belgelendirme kapsamını, şartları karşılanmayan kısmı dışarıda tutacak şekilde daraltabilir. Böyle birdaraltmada, belgelendirme için kullanılan standardın şartlarıyla uyum dikkate alınır.
FQC tarafından verilen süre içerisinde, askıya almaya sebep olan sorunların çözümlenememesi
durumunda, belgelendirme geri çekilir veya uygun kapsam daraltma yapılır.
 

 Belgenin Askı Halinin Kaldırılması
Belgesi askıya alınan kuruluşlar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak
FQC ’ye bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır.
Askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacı ile FQC tarafından kuruluşta bir denetim gerçekleştirilir.
Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen denetimin kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarakbelirlenir.
Denetim sonunda, uygunluğu doğrulanan kuruluşun belgesinin askı hali kaldırılır.
Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin geri çekilmesi yoluna gidilir.
Belgenin askı halinin kaldırılması kuruluşa yazılı olarak bildirilir.

 Belgenin Geri Çekilmesi
Belge aşağıdaki durumlarda geri çekilir:
• Kuruluşun talebi,
• Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi,
• Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi,
• Kuruluşun askıya alma şartlarını kabul etmemesi,
• Kuruluşun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
• Kuruluşun, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi,
• Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerdekapatılmaması,
• Kuruluşun belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması,
• Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunamaması,
• Kuruluşun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması sonucu,
• Kuruluşun, gözetim denetimini kabul etmemesi sonucu.
 
Kuruluşun belgesi askıya alındıktan sonra (6) altı ay içerisinde takip denetimi için başvurusu olmamışsa ek süre verilebilir veyabelgesi geri çekilebilir.
Belgenin geri çekilmesi durumunda kuruluşun aşağıda belirtilen ve Sözleşmede yer alan yükümlülüklerini yerine getirmesigereklidir:
• FQC belge ve logosunun kullanımının durdurulması,
• İptal edilen belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi,
• Ödenmemiş belge veya denetim ücretlerinin ödenmesi.
 
Belgenin geri çekilmesini takiben bir ay içerisinde kuruluşun, logoyu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarmasıgerekmektedir. Aksi takdirde FQC;
• İlgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme kuruluşlarına duyurur,
• Kuruluşun belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur,
• Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur.
Ayrıca kuruluşun belge yenileme talebinde bulunmaması, belge kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunun durdurulması veyakurulusun kapanması durumunda belge geri çekilerek, kamuoyuna duyurulur.

 

FQC

FIRST QUALTY CERTIFICATION

ŞİRKET MÜDÜRÜ