1.AMAÇ

Bu prosedürün amacı; FQC tarafından yürütülmekte olan sistem belgelendirme faaliyetlerine yönelik itiraz, ve şikayetler ilebelgeli kuruluşlar hakkında yapılan itiraz ve şikayetlerde FQC tarafından uygulanacak yöntemi belirlemektir.

2. UYGULAMA

4.1. Belgelendirme Faaliyetleri ile İlgili Şikayetler

Sistem belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak; denetim raporları, denetim ekipleri, denetimin içeriği v.b. hususlardaşikayetler, ilgili kuruluşlar tarafından, yazılı veya sözlü olarak yapılabilmektedir.

İlgili şikayetler, şikayetleri alan personel tarafından, Şikayet Değerlendirme Formuna kaydedilir ve Yönetim Temsilcisineiletilir.

FQC ’e ulaşan şikayetler, ilgili bölüm yöneticisi ile Yönetim Temsilcisi tarafından, (7) yedi iş günü içerisinde değerlendirilirve Yönetim Temsilcisi tarafından, şikayet sahibi tarafa, yazılı olarak ön bilgi verilir ve şikayetin mahiyetine göre Genel Müdüregönderilebilir.

Denetim raporları, denetim ekipleri, denetimin içeriği v.b. şikayetlerin değerlendirmesi, Genel Müdür tarafından yapılır.

Alınan kararlar doğrultusunda veya Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirme sonrasının da, gerekli düzeltici/önleyicifaaliyetler başlatılır.

Şikayet tarihinden en geç (1) bir ay içerisinde, yapılan faaliyetlerin sonucu, şikayet sahibi tarafa, yazılı olarak bildirilir.

4.2. Belgeli Kuruluşlar Hakkında Yapılan Şikayetler

Belgeli kuruluşlarla ilgili olarak, FQC web adresine veya FQC şirket merkezine yazılı veya sözlü yapılan şikayetler, şikayetlerialan personel tarafından, Şikayet Değerlendirme Formuna kaydedilir ve Yönetim Temsilcisine iletilir.

Belgeli kuruluşların kalite sistemindeki uygunsuzluklardan kaynaklanan şikayetler, Yönetim Temsilcisi tarafından, ilgili kuruluşayazılı olarak bildirilir ve kuruluştan, hakkında yapılan şikayetle ilgili yaptığı veya yapacağı düzenlemeler hakkında 1 ayiçerisinde yazılı bilgi verilmesi istenir.

Gelen bilgiler, Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir. Şikayetin önemi esas alınarak, kuruluşta denetimgerçekleştirilebilir veya normal denetim tarihinde kuruluşta yapılan denetimde, yapılan şikayete ilişkin kayıtların düzenli olaraktutulup tutulmadığı kontrol edilir.

Başlatılan tüm düzeltici veya önleyici faaliyetlerin takibi, Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. Kuruluştan gelen bilgiler,yazılı olarak şikayeti yapan kuruluşa aktarılır ve bilgi edinilmesi sağlanır.

4.3. İtirazlar

FQC ’nin aldığı kararlara itiraz olması durumunda, çözüm yeri olarak İtiraz Değerlendirme Komitesi çalıştırılır.

İtiraz sahibinin talebi en geç 1 gün içerisinde itiraz komitesi toplantıya çağrılır. Konu İtiraz Değerlendirme Komitesitoplantısında görüşülür. Sonucunda karar sonucu yazılı olarak müşteriye iletilir.

Müşteri İtiraz Değerlendirme Komitesinin kararını da kabul etmediği durumlarda hukuksal çözüm merci olarak ilgili mahkemeler adresgösterilir

4.4. İlgili Tarafların Bilgilendirilmesi

FQC ’ye ulaşan tüm itiraz ve şikayetler son derece gizli olup, hiçbir durumda üçüncü taraflara bilgi verilmez.

Gerek görülmesi durumunda, yalnızca FQC ’yi akredite eden kurum tarafından görülmesine izin verilir. Yasal makamlarabilgi verilmesi söz konusu olduğunda ilgili müşteri mutlaka haberdar edilir.